
Fem tricks til at blive produktiv igen efter ferien
Vi kender det alle sammen.
Du er kommet tilbage fra ferie, og du kan knapt nok huske, hvor sukkerskålen står på arbejdet. For ikke at nævne dit password til arbejdsgiverens sikrede it-systemer.
Mens du har været væk, har opgaverne hobet sig op, og dit tempo er lavt.
Hvordan kommer du effektivt i gang?
Det vil jeg hjælpe dig med i det her blogindlæg.
Hvor skal du begynde, og hvad skal du sortere fra?
Jo, det har jeg tænkt over, og derfor vil jeg også fluks gå i gang med at give dig mine fem bedste tricks til at komme i gang efter en god ferie her.
1. Start med en lang brutto-liste
Det første skridt er, at du skal have det hele ud af hovedet og ned på papir. Derfor skal du lave en lang bruttoliste af ting og sager, der skal gøres. Du skal skrive din liste som en brainstorm og bare skrive løs.
Jeg plejer at skrive det på et løst stykke papir fra printeren, som jeg taper ind i den første side i en notesbog i A4-størrelse.
Den side er din bruttoliste, som du kan slette fra og gå tilbage til. Jeg streger ud på listen og tilføjer. Når den bliver for rodet at se på, laver jeg en ny og taper den ind på første side.
På min liste står der både ting som “betal revisor-regning”, “køb mere våd kattemad”, “skriv blogindlæg”, “få presset på for at få erhvervskonto” i en uprioriteret liste. Her er det vigtigste selvfølgelig erhvervskontoen, mens katten godt kan leve ret lang tid på tørkost.
Du skal ikke bekymre dig om, at det er forskellige kategorier og prioritet.
Det vigtigste er at få det ned, fordi det kan larme i hovedet, hvis du ikke får det skrevet ned et samlet sted.
Selv de små ting kan larme, hvis du ikke har taget stilling til det. Så ned med det hele.
2. Prioriter og outsource
Nu skal du gå igennem listen og prioritere.
Du kan evt. skrive 1-5 til venstre, hvor 1 er den vigtigste og 5 er tæt på at være ligegyldigt. Jeg kører et system fra 1-3 (min hjerne kan godt lide tre valg): Høj prioritet, mellem prioritet og lav prioritet.
Husk at haster og prioritet er ikke det samme. Bare fordi noget haster, betyder det ikke, at det er vigtigt. Det haster at købe toiletpapir, hvis du er løbet tør, men i det store billede er det ikke så vigtigt som at få styr på vigtige byggebrikker i din karriere eller forretning.
Pas på med at løbe efter hasteopgaverne som “køb kattemad”, fordi det kan hurtigt dominere din dag. Hvis du kan automatisere den slags opgaver (f.eks. en assistent eller automatisk online ordre en gang om ugen), er det godt.
Det er vigtigt, at du er helt med på, hvad der bør have din bedste tid (som er først på dagen, hvor din hjerne er mest frisk).
Husk endeligt, at alt det som du ikke behøver at gøre, skal du ikke gøre.
Noget af det vigtigste ved den lange bruttoliste er at få slettet de små ting hurtigt. Er det f.eks. virkelig dig, der behøver at købe kattemad? Kan det hurtigt gøres online? Eller kan et andet familiemedlem tage sig af sagen?
Jeg har heldigvis en hushjælp, som jeg hurtig kan give den slags opgaver, så jeg kan koncentrere mig om investeringerne, blogindlæg og undervisning.
3. Lav ugentlig (og dagligt) skema på forhånd
Det er vigtigt, at dit skema og din planlægning laves på forhånd.
Du skal helst lave det ugentlige overblik allerede lørdag eller søndag – altså ikke mandag morgen.
Mandag morgen bør du allerede vide præcist, hvad du skal tage fat på…ellers risikerer du at bruge for meget tid med at stirre ind i væggen og føle dig paralyseret uden at vide, hvad du skal gøre.
Når du planlægger din uge, så husk også at spørge dig selv: “Hvad kan jeg gøre denne uge, som vil gøre næste uge lettere?”
Stiller du dette spørgsmål hver uge, når du planlægger ugen, vil det have stor effekt over tid. Det gælder om at outsource opgaver og finde lettere løsninger, så du kan fokusere på det vigtige.
Når du planlægger ugen, så husk også at overveje, hvor der kan lægge landminer begravet. Du skal overveje, hvad der kan gå galt, som kan forhindre dig i at fuldføre opgaverne.
Se om du kan lave en backup plan. Hvad gør du, hvis flyet bliver aflyst? Eller hvis et barn bliver syg?
4. Lav en liste over morgendagens opgaver
Jeg har længe arbejdet med at sætte tre vigtige opgaver, som jeg død og pine skal have fuldført i løbet af dagen. De tre ting skriver jeg ned aftenen før, så jeg er helt klar over, hvad jeg vil prioritere, når jeg vågner næsten morgen.
Der er noget magisk ved tallet tre. Undersøgelser har f.eks. vist, at de fleste folk går forbi en bod med smagsprøver, hvis der er flere end tre, fordi det virker uoverskueligt på dem. Der er en grund til, at helten i eventyr altid skal igennem tre prøvelser.
Jeg har dog hørt om et lidt mere forfinet system, som jeg overvejer at indføre. Det hedder 1:4:5-reglen.
Ideen her er, at du her skal begrænse dig til 10 opgaver om dagen. En stor opgave, 4 mellemstørrelse og fem små opgaver. Om du vælger 3 eller 1:4:5, så husk at skriv det ned senest aftenen før.